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福州英华职业学院采购招标管理办法(试行)
发表时间:2016-12-20  编辑:总务处

 一、目的 

为了提高学院采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足学院对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强各部门间的协调配合,特制订本办法。

二、组织机构

学院成立由教务、后勤、纪检、财务等部门组成的采购招标工作小组,分管后勤、财务的副院长蒋文铿任组长,雷路平任副组长,下设采购招标办公室(挂靠后勤保卫处),具体负责组织学院采购招标工作。

三、采购范围及采购部门规定

 采购范围:适用于本学院单价500元以上、总价在5000元以上的项目、物品所有采购;

采购部门:规定采购招标工作小组为学院采购部门;

采购人员:后勤保卫处执行采购相关人员;

需求人员:各部门开具请购申请之人员。

四、采购方式

学院采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式,须公开采购招标的教学设备、图书、教材,按有关采购管理文件精神执行。

1、公开采购招标,是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

2、邀请采购招标,是指采购机构以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定供应商投标的采购方式。

3、竞争性谈判,是指采购机构对三家或三家以上的供应商提供的报价进行比较以确保价格具有竞争性的采购方式。 

4、单一来源采购,是指采购机构向一家供应商直接购买的采购方式。 

5、属于下列情形之一,可以采取单一来源采购方式: 

1)只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专有权,且无其他合适供应商替代的; 

2)原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供应商采购的; 

3)在原招标目的范围内,补充合同的价格不超过原合同价格的50%因而必须与原供应商签约的; 

4)预先声明需对原有采购进行后继扩充的。

五、采购工作流程

1、请购申请:根据管理权限,需购置基础设施、办公与教学设备、图书、教材等,由部门提出申请采购计划,经分管领导确认同意,报院务会议研究决定,报采购招标工作小组办公室。

2、采购程序:采购招标工作小组根据相关部门提供的经院务会研究确定的采购项目、物品金额、参数按榕教财【201098号《福州市教育局关于进一步规范市属学校单位政府采购行为的通知》以及福州市财政局印发《福州市政府集中采购目录及限额标准》相关规定进行分类采购;

1)、采购金额在1万元以内的项目、物品由采购招标工作小组在合格供应商中选择3家供应商,通过竞争性谈判后,提交院务会研究决定;

2)、采购金额在1万元至5万元的项目、物品由采购招标工作小组根据相关部门提供的参数编制招标文件,提交院务会审批后进行网上竞标;

3)、采购金额在5万元以上的项目、物品由采购招标工作小组根据相关部门提供的参数编制招标文件,提交院务会审核,报董事会审批后进行公开招标。

4)、公开招标若投标商不足3家的,不能开标,须重新组织招标,至达到有3家投标商报名止。如需改为其它采购方式,须经院务会同意。

六、开标评标

1、开标应在招标文件预先确定的地点进行。

2、开标由学院招标工作小组成员及使用单位代表1人参加。

3、评标方式:以不公开方式评标。采购招标小组负责投标文件的审查和评定。

4、开标、评标和定标过程中,学院采购招标工作小组做好记录并形成纪要存档备查。

七、签定合同

根据采购作业流程确定的供应商,应根据相关部门规定合同格式在规定时间内与学院签定供货合同,合同正文应包含的要素:

1、合同名称、编号、签订时间、签订地点; 

2、采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;

3、针对不同的合同约定不同的付款方式;

4、质量保证期、质量要求及规范;

5、相约责任和解决纠纷的办法;

6、对方的公司信息;营业执照副本、法定代表人证明、投标人委托书、资信证明、主要业绩表;

7、其他相关约定认为应当提交的其它证明文件。

八、验收及入库

1、供应商已经履行完毕的合同,请购人和相关部门人员应及时对供应商所提供的采购产品的品名、规格、型号、数量、质量等进行验收确认,对验收不合格产品应退回直至供应商提供合格产品。

2所有采购经验收合格后,按规定程序部门请购人、仓管、分保管验收入库、分管院领导、院长签字、通知财务部门审核原始单据办理款项支付,最后按照学院固定资产登记相关规定进行入库处理。

3所有无偿调入或无偿捐赠的物品等都是学院的财产,同样应办理验收手续,并到后勤保卫处办理报增手续建帐,纳入学院资产统一管理范围。

 

                                                                                                                               福州英华职业学院

                                                                                                          2016年6月6日